QUAN HỆ VỚI CÁC CƠ QUAN TRUYỀN THÔNG-BÁO CHÍ:NGUYÊN TẮC 5F KHI LÀM VIỆC VỚI BÁO CHÍ

 

NGUYÊN TẮC 5F KHI LÀM VIỆC VỚI BÁO CHÍ

IV/ NHỮNG TÌNH HUỐNG

THƯỜNG GẶP

1. Khi bị một phóng viên nào đó phê bình không mang tính chất thiện chí, gây ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng tổ chức/ công ty.

5. Khi phóng viên vòi tiền doanh nghiệp

Người phụ trách PR của công ty cần phải tiến hành những bước sau:

1st F – Fast ( nhanh chóng ) : Tôn trọng thời hạn của bài viết. Nếu bạn nhỡ cucộ điện thoại của phóngviên, gọi lại ngay cho anh ta, kể cả khi đã hết giờ làm việc . Gọi vào ngày hôm sau thường là quá muộn- bài viết đã được viết xong.

2nd F – Factual ( thực tế) : Nắm vững các số liệu, và làm cho chúng trở nên thú vị. Các bài báo muốn trở thành có uy tín phải dựa trên con số thống kê , các nguyên cứu....vv.

3rd F – Frank ( cởi mở) : Hãy thẳng thắn. Đừng bao giờ lừa gạt phóng viên. Hãy cởi mở. Nếu có lí do , phóng viên bao giờ cũng hiểu và thông cảm kể cả khi bạn không thể trả lời câu hỏi của họ.

4th F – Fair ( công bằng ) : Một tổ chức phải tỏ ra công bằng với tất cả các phóng viên . Không cung cấp riêng thông tin , không ưu đãi một tờ báo đặc biệt nào. Thông tin cần được chia sẻ cho tất cả.

5th F – Friendly ( thân thiện ) : Giống như mọi người, phóng viên trân trọng tình bạn ( và phép xã giao ) : hãy nhớ tên họ, nhớ họ làm việc ở đâu, nhớ những bài viết của họ, cảm ơn họ khi có bài viết, nhớ ngày sinh nhật của họ..vv

2. Phóng viên đòi hỏi thêm chi phí nhuận bút sau khi đăng bài mang tính chất tích cực và có lợi cho tổ chức/ công ty.

Cách xử lý:

- Tìm hiểu thông tin chính xác từ phía phóng viên, chủ động tiếp cận, đối thoại thân thiện với phía phóng viên đồng thời liên hệ trực tiếp với phía đại diện của phóng viên để có thể thỏa thuận, cung cấp thông tin đúng và có lợi cho tổ chức/ công ty.

- Nên tiếp nhận phản hồi và điều chỉnh nếu có bất kỳ sai sót nào

- Dừng ngay mọi cuộc đối thoại mang tính chất gây hấn với phóng viên nhà báo đó và khẳng định giá trị vị thế của tổ chức/ công ty thông qua cơ quan pháp luật nếu sự việc ngày càng nghiêm trọng.

1. Tổ chức buổi họp với Ban lãnh đạo

• Tìm hiểu xem công ty có điểm yếu nào?

• Mức độ sai phạm đến đâu

• Tìm phương án cùng giải quyết

2. Ngồi lại với phóng viên: Dĩ hòa với phóng viên ( nếu thỏa hiệp được)

3. Báo cáo với cấp lãnh đạo của Tòa soạn

4. Đưa ra cơ quan chính quyền xử lý

3. Những cuộc họp báo, hay sự kiện có sự xuất hiện của những phóng viên không mời mà đến

Cách xử lý:

- Nếu chưa quen biết

• Xin danh thiếp để kiểm tra thông tin

• Nếu phóng viên đến từ tòa soạn danh tiếng và có nhu cầu thông tin thực sự: gửi cho phóng viên đó Press kit và có phong bì dự trù kèm theo , mời họ vào tham gia sự kiện.

• Phóng viên từ báo lá cải thì gửi TCBC và mời vào tham gia sự kiện.

• Nếu phóng viên đến từ báo lá cải vẫn muốn có phong bì : tế nhị nói tiếng xin lỗi vì chương trình có dự trù phát sinh nhưng hết/ Kinh phí doanh nghiệp có giới hạn nên chỉ chuẩn bị cho phóng viên được mời hoặc đặt thẳng vấn đề “ khi tin được đăng bên em sẽ chuyển kinh phí”

• Phóng viên cố tình gây rối sự kiện. Yêu cầu bảo vệ mời ra ngoài.

- Nếu phóng viên quen mà bạn không mời nhưng lại đến tham dự:

• Gửi Press kit có phong bì cho phóng viên và xin lỗi vì chươn trình này nhỏ nên không mời anh/ chị , hoặc khách hàng của em yêu

cầu và duyệt danh sách báo , em chỉ là người thực hiện.

• Cho lễ tân mời anh/ chị phóng viên vào khi vực tổ chức

4. Doanh nghiệp bắt buộc phải đảm bảo 100% báo đăng tin

Thông thường agency chỉ đảm bảo 70-80% tin được đăng tải . Phóng viên không có quyền quyết định đăng tin hay không, tuy nhiên khi gặp tình huống này chúng ta có thể xử lý như sau:

Cách xử lý:

- Ngay từ đầu nên giao hẹn trước rõ ràng trong vấn đề chi

phí và phát sinh nếu có

- Không đưa thêm bất kỳ một khoản không hợp lý nào cho phóng viên nếu không có thỏa thuận. Đồng thời áp dụng phương pháp tặng quà trong dịp hợp lý nhằm trân trọng lợi

ích mà phóng viên đó mang đến cho tổ chức/ công ty

- Tạo điều kiện tốt nhất để phóng viên đó có thể hợp tác với

tổ chức/ công ty nhưng đảm bảo thực hiện đúng những

thỏa thuận có lợi cho đôi bên đã nêu ra trước đó.

- Khi lập ngân sách, cần dành 1 khoản kinh phí dự trù đảm bảo mua tin booking ( mua tin qua phòng quảng cáo của tòa soạn)

- Lập chi phí mời phóng viên đến để đưa ra một khoản

- Khi tin rớt ( không được đăng tải) chúng ta có thể bù tin sang các báo có vị thế tương đương hoặc mua tin trên những báo bị rớt tin.

III/ NHỮNG LỖI CẦN TRÁNH

4. Vấn đề phong bì:

3. Làm mất thời gian đôi bên

5. Từ chối chụp hình khi phóng viên có yêu cầu

2. Cung cấp thông tin cho báo chí lan man, không đúng mục đích

9. Liên lạc quá nhiều và gây ảnh hưởng đến công việc của phóng viên

7. Tổ chức họp báo mời nhiều người trong cùng một trụ sở báo

Gọi điện hỏi thăm, nhắn tin

Sẵn sàng đối thoại và thân thiện khi nhận được điện

thoại liên lạc,hỏi thăm từ phía phóng viên liên lạc nhằm

có thể thăm dò tình hình về tổ chức/ công ty

Nên thường xuyên gọi điện thoại hoặc nhắn tin hỏi

thăm phóng viên nhân những dịp đặc biệt:

Các sự kiện do công ty/ tổ chức thực hiện có sự tham gia của các nhà báo chính là cô hội tốt nhất để thể hiện lòng chân thành, sự trân trọng thực tế nhất trong mối quan hệ với các phóng viên nhà báo.

Nên luôn luôn là người chủ động tạo các mối gặp gỡ, hỏi thăm đến những phóng viên đã từng và có thể hợp tác, thể hiện sự niềm nở trong từng cái bắt tay, ánh mắt, cử chỉ. Dành cho họ vị trí tốt trong các sự kiện để có được hình ảnh và bài viết khả thi.

- Gọi điện thoại trong trường hơp:

• Tùy vào từng trường hợp chúng ta nên

uyển chuyển trong cuộc trò chuyện.

• Tham dự sự kiện công ty

• Mời uống cà phê hoặc ăn trưa.

• Thấy bài anh/ chi viết bình luận hay.

• Chúc mừng sinh nhật/ ngày nhà báo/ lễ/ tết.

• Tình cờ thấy anh/ chị trong sự kiện mà chưa kịp chào.

- Khi gọi điện thoại nên sử dụng điện thoại cá nhân vì

những lí do sau:

• PHÓNG VIÊN thấy được mức độ quan tâm và cần thiết

• PHÓNG VIÊN dễ dàng lưu thông tin

• Xây dựng được mối quan hệ thân thiết.

• Giúp phóng viên dễ dàng biết bạn là ai và gọi từ đâu.

• Phóng viên gọi lại khi thấy cuộc gõi nhỡ.

8. Không tặng quà sau khi nhà báo viết bài

5. Cách duy trì mối quan hệ với phóng viên

Email:

Gặp trực tiếp:

- Hãy gửi mail cho các phóng viên trong các

trường hợp:

• Mời tham dự sự kiện

• Gửi thông cáo báo chí

• Gửi thông tin cho công ty

• Gửi email nhắc lại cuộc hẹn cà phê/ ăn trưa.

• Cảm ơn phóng viên đến tham dự sự kiện hoặc đưa tin.

- Những lưu ý khi viết email:

• Dùng kính ngữ

• Bên dưới mỗi email nên có thông tin liên lạc: họ và tên,

công ty, chức vụ, điện thoại, email, fax, website

• Khi gửi email cho phóng viên, đặc biệt là thông cáo

báo chí, nhân viên PR không nên gửi quá nhiều file

và hình ảnh

gây khó cho phóng viên khi tải về

• Một điều cần lưu ý khi gửi email cho 30 phóng viên

về cùng một chủ đề, dừng bao giờ đánh 30 email

của phóng viên vào dòng gửi(to) trong địa

chỉ email của bạn rồi gửi đi.

• Mối quan hệ tích cực

- Doanh nghiệp cung cấp cung cấp cho báo chí

- Báo chí hỗ trợ doanh nghiệp

- Trước khi cầm điện thoại lên chúng ta cần:

• Chuẩn bị trước nội dung cần nói

• Khi gọi phải nhớ giới thiệu về bản thân: tên gì? Gọi đến từ đơn vị nào? Ai giới thiệu bạn với phóng viên. Hỏi thăm anh/ chị có đang bận? hoặc em có thể trao đổi/ hỏi thăm anh/ chị về vấn đề? Hoặc tham dự sự kiện công ty.

• Mối quan hệ tiêu cực

- Báo chí

Trong thời buổi cạnh tranh về thông tin, các tờ báo đua nhau cập nhật thông tin nên dẫn đến tình trạng nhiễu loạn thông tin khiến thông tin không chính xác , ảnh hưởng đến xã hội cũng như hoạt động của doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp

Xuất phát từ quyền lợi cá nhân, một số nhà báo bị đồng tiền chi phối, đánh mất đạo đức nghề nghiệp và vô tình bị doanh nghiệp lợi dụng. Doanh nghiệp mượn ngòi bút của nhà báo để đánh bóng tên tuổi, quảng bá sản phẩm.

2. Quyền lực của báo chí

• “Bên thứ 3” và quyền lực của báo chí : công chúng bắt đầu rơi vào tình trạnh “bội thực” bởi quảng cáo -> công chúng không còn tin tưởng vào quảng cáo thì dùng hình thức nào để chuyển tải thông điệp của doanh nghiệp/ tổ chức đến họ? Đặc trưng cơ bản nhất của PR làm cho PR khác biệt với quảng cáo là PR nhờ đến bên thứ 3 để nói với công chúng. Và trong hoạt động của PR, báo chí chính là bên thứ ba đó

2. Mô hình tổ chức tòa soạn

• Quyền và nghĩa vụ của báo chí

1. Mối quan hệ có từ đâu?

- “Tri thức của các chuyên gia chỉ chiếm 15% trong thành công của họ, 85% còn lại phụ thuộc vào các mối quan hệ xã hội” – ANDREW – ÔNG VUA NGÀNH THÉP CỦA MỸ

- Mối quan hệ có từ chính bản thân mỗi người và từ những người xung quanh.

- Điều quan trọng là bạn biết tạo dựng mối quan hệ đó như thế nào. Mọi người đều có những cách riêng của mình.

- Nguyên tắc quan trọng: Không bao giờ đặt lời ích của mình lên trước; phải có cho và nhận; đem lại lời ích cho 2 bên.

- Ngoài mồi quan hệ trực tiếp của bản thân, có thể sử dụng mối quan hệ “bắc cầu”.

Gặp gỡ, chào hỏi trực tiếp

QUAN HỆ VỚI CÁC CƠ QUAN TRUYỀN THÔNG-BÁO CHÍ

BAN BIÊN TẬP

II/ CÁCH TẠO DỰNG VÀ DUY TRÌ MỐI QUAN HỆ VỚI

GIỚI TRUYỀN THÔNG

Nghĩa vụ cải chính:

- Khi báo chí thông tin sai sự thật, xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín doanh nghiệp , doanh nghiệp gửi yêu cầu đến cơ quan báo chí đề nghị đăng tin cải chính.

- Thời hạn đăng cải chính: ( tính từ thời gian có kết luận của cơ quan điều tra): Đối với báo ngày, phát thanh , truyền hình là 5 ngày; báo tuần là 10 ngày, tạp chí 10 ngày so với ngày xuất bản gần nhất.

4. Hỏi thời gian đăng bài / chi phí đăng bài

1. Không nói dối nhà báo nhưng chỉ nói sự thật có giới hạn (sự thật và có lợi)

10. Tự ý liên lạc với bên phía trụ sở báo chí nếu bất đồng ý kiến với phóng viên.

6. Gửi thư mời không đích danh

khi có bất kỳ thông tin nào mang đến lợi ích cho tổ chức/công ty thì nên trực tiếp cung cấp cho báo chí và phóng viên nhanh chóng nhằm tạo dựng niềm tin trong thời điểm hiện tại và tương lai

khi xuất hiện một biến động gì đó thì việc liên hệ ngay với báo để thông cáo lại, xác minh lại thông tin là điều vô cùng cần thiết.

Việc gửi một email cám ơn sau bài viết cũng như chia sẻ những thông tin liên quan là điều tối quan trọng thể hiện sự trân trọng

Nhân dịp sinh nhật

Hình thức:

• Gọi điện thoại chúc mừng

• Mời dùng cà phê/ ăn trưa

• Gửi thiệp điện tử chúc mừng

Quà tặng: ( Tặng trực tiếp hoặc qua dịch vụ)

• Hộp đựng danh thiếp

• Giỏ hoa chúc mừng

• Pha lê khắc tên phóng viên và đơn vị gửi tặng

Khi đối thoại trực tiếp hãy luôn tỏ ra cởi mở và thân thiện

Thời điểm thuận lợi để gặp trực tiếp phóng viên:

- Đưa thư mời đến tham dự sự kiện công ty

- Gặp cảm ơn phóng viên đã đến tham dự sự kiện.

- Mời phóng viên ca phê hoặc dung cơm trưa.

Khi gặp phóng viên trong lần làm việc thứ 2, bạn có thể nhắc lại nội dung cuộc gặp lần trước. Điều đó có thể xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Thông cáo báo chí (TCBC) và bản tin nội bộ

Hai phương tiện có thể chuyển tải thông tin của của doanh nghiệp đến phóng viên một cách hiệu quả chính là TCBC và bản tin nội bộ

- Thường xuyên gửi các TCBC của công ty đến tất cả các phóng viên báo / đài thuộc lĩnh vực chuyên ngành công ty bạn

- Gửi bản tin nội bộ của công ty đến tặng cho phóng viên toàn soạn báo ( bản tin có thể 3 tháng/ lần).

3. Cách tạo dựng quan hệ

- Điện thoại:

- Chọn thời gian gọi điện thích hợp

• Chiều 14:30 – 16:30

• Sáng 9:30 – 11:30

- Không nên gọi:

• Trước giờ đi làm hoặc sau giờ di làm về.

• Giờ có phim hay hoặc bóng đá hay

• Sau khi có vấn đề căng thẳng

• Quyền và nghĩa vụ của nhà báo

Quyền của nhà báo:

- Thông tin trung thực về tình hình doanh nghiệp

- Đến doanh nghiệp để thu thập thông tin ( Không xuyên tạc, kết bè phái gây thiệt hại cho doanh nghiệp)

I/ CHÂN DUNG CỦA GIỚI TRUYỀN THÔNG TRONG THỰC TIỄN

1. Số lượng các cơ quan thông tấn báo chí

Tính đến ngày 26/12/2013, toàn quốc có 838 cơ quan báo chí in với 1.111 ấn phẩm, trong đó các cơ quan Trung ương có 86 báo, 507 tạp chí; địa phương có 113 báo, 132 tạp chí; có 70 báo điện tử, 19 tạp chí điện tử và 265 trang thông tin điện tử tổng hợp của các cơ quan báo chí.

Mạng lưới phát thanh, truyền hình có 67 đài phát thanh, truyền hình Trung ương và địa phương, trong đó có 03 đài phủ sóng mặt đất toàn quốc, gồm có Đài Tiếng nói Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam và Đài Truyền hình Kỹ thuật số VTC

BAN THƯ KÍ TÒA SOẠN

BAN ĐỜI SỐNG

BAN CHÍNH

BAN KINH TẾ

-XÃ HỘI

Báo chí có những quyền sau đối với doanh nghiệp:

- Thông tin trung thực các vấn đề trong hoạt động của doanh nghiệp.

- Phát hiện, nêu gương người tốt, việc tốt.

- Người đứng đầu cơ quan báo chí có quyền yêu cầu các doanh nghiệp trả lòi thắc mắc liên quan đến doanh nghiệp.

- Báo chí có quyền tố cáo vi phạm của doanh nghiệp đến Viện Kiểm sát Nhân dân.

- Cách gửi phong bì cho phóng viên.

• Địa điểm: thích hợp và tiện lợi cho phóng viên. Một số địa điểm phù hợp:

o Mời cà phê và gửi phong bì

o Gửi trực tiếp qua các sự kiện và kèm theo Press Kit.

o Đến gần cổng tòa soạn gửi.

• Trước khi đến gọi điện thoại hẹn, nêu lí do: cảm ơn anh/ chi đã đưa tin cho bài viết.

• Phong bì cần được kẹp trong Folder của công ty: sếp em gửi cảm ơn anh/ chị. Tin/ bài hôm trước rất hay.

• Không nên để phong bì trong túi quần rồi đến đó rút ra. Như vậy không được trân trọng.

• Nên đến điểm hẹn đúng giờ.

- Khi phóng viên không nhận phong bì:

• Gọi điện thoại cảm ơn phóng viên

• Muốn học hỏi kinh nghiệm từ phóng viên

• Hỏi thăm phóng viên, thông tin mà anh/ chị quan tâm nhất là gì? Và gửi thông tin cho anh chị.

Gửi email, thông qua các mạng truyền thông xã hội

Nhân dịp lễ /tết

Hình thức:

• Gọi điện thoại chúc mừng

• Gửi thiệp điện tử chúc mừng

Quà tặng: ( tặng trực tiếp đến tòa soạn gửi

hoặc gặp trực tiếp phóng viên)

• Giỏ quà tết

• Rượu ngoại

• Bia

Cách thức: gọi điện trước khi mang quà

đến chúc tết và hỏi phóng viên sẽ gửi lại

cơ quan hay mang đến nhà.

Nghĩa vụ của nhà báo đối với doanh nghiệp:

- Phải cải chính, xin lỗi trong trường hợp thông tin sai sự thật , xuyên tạc, vu khống doanh nghiệp, danh dự và nhân phẩm của cá nhân.

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật.

BAN VĂN HÓA

Nguồn theo Bùi An